I. Layout Business English Letter
Sebelum menulis surat bisnis sebaiknya kita harus mengetahui dahulu pengertian surat tersebut. Surat adalah suatu komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak ke pihak lain. Selain itu kita harus paham juga struktur penulisan surat bisnis tersebut, oleh sebab itu penulis akan membuat contoh struktur penulisan surat bisnis, yaitu sebagai berikut :
1. Letter Head
Letter head atau yang biasa disebut kepala surat, ini posisinya terletak di bagian atas surat yang berisi nama perusahaan, nomor telepon, email, dan logo perusahaan. Pada kepala surat ini berguna untuk memudahkan penerima surat mengetahui identitas pengirim surat tersebut.
Contoh letter head
2. Date
Date atau tanggal pada surat berguna untuk mengetahui kapan surat tersebut dibuat, pada tanggal ini biasa terletak pada bagian atas kanan, namun ada juga yang meletakkan di bagian kiri atas. Pada tanggal ini terdapat dua gaya penulisan, yaitu British style dan American style.
- British style : Gaya penulisannya sama seperti tanggal Indonesia, yaitu dimulai dari tanggal, bulan dan tahun.
Contoh penulisan : Format British style (Day-Month-Year)
17th December 2012, British juga dapat dituliskan dengan menambahkan akhiran bilangan bertingkat seperti 1st, 2nd, 3rd, 4th dst
- American style : Gaya penulisan pada American style ini berbeda dengan British style, karena ditulis dimulai dari penulisan bulan, tanggal dan tahunnya.
Format American style (Month-Day-Year)
December 17, 2012
3. Inside Address
Inside address atau biasa disebut alamat yang dituju, terletak di sebelah kiri atas. Pada bagian ini berguna untuk menulis alamat ke penerima.
4. References
Digunakan sebagai pengarsipan atau dokumentasi surat yang dikirimkan atau yang diterima. Bisanya tulisan diberi garis bawah.
Contoh : Your Ref: YTS/C7, Our Ref: Con/11/7
Biasanya reference ditulis setelah penulisan inside address dan sebelum subjek.
5. Subject
Subject yang biasa disebut perihal, yaitu menunjukkan mengenai apa isi surat tersebut. Pada surat bisnis, biasanya diletakkan di bawah inside address.
British style : subject dituliskan di bawah salutation.
American style : subject dituliskan di atas salutation.
6. Salutation
Salutation atau yang biasa disebut salam pembuka ini, letak penulisannya terletak di atas sebelum isi surat, salutation ini berguna untuk menulis nama orang atau nama instansi yang hendak kita kirim surat tersebut, namun jika penerima belum diketahui jenis kelaminnya, sebaikknya kita tulis salutationnya dengan “Dear Sir atau Dear Madam”.
Contoh penulisannya.
British style: Dear Sir/Dear Sirs, Dear Madam/Madam.
American style: Gentlemen, Ladies, To whom it may concern.
7. Body Of The Letter
Body of the letter atau yang biasa disebut isi surat, terletak setelah salam pembuka, pada isi surat ini berisi inti dari surat tersebut, sehinnga isi dari surat ini harus jelas pokok bahasannya agar penerima surat tersebut dapat memahami isi dari surat yang kita tulis.
8. Complementary Close
Complementary close atau yang biasa disebut salam penutup, pada bagian ini terletak sesudah body of the letter. Pada penulisan surat ini, dapat dilihat contoh dari complementary close sebagai berikut :
Contohnya:
- American style: Sir, Madam, Gentlemen, Your Obedient Servant, Sincerely Yours.
- British style: Yours Sincerely, Sincerely, With Best Wishes.
9. Signature
Pada bagian ini merupakan tanda tangan dari pengirim surat, signature ini ditulis setelah complementary close dan terletak dibagian bawah kanan, selain berisikan tanda tangan pengirim, signature ini harus diikuti dengan nama jelas pengirim.
10. Enclosure
Enclosure atau biasa yang disebut lampiran ini terletak di sebelah kiri bawah, lampiran ini digunakan jika kita menyertakan dokumen tambahan yang dikirim bersama surat yang kita kirim.
Contohnya jika penulis ingin mengirim suatu hasil dari sebuah perusahaan dan itu biasanya ada di lampiran.
Contoh penulisannya : Enclosures (2) Enc: 1
11. P.S (Postscript)
Postscript bertujuan untuk mengetahui siapa yang pengonsep dan pengetik surat, yang bertujuan jika ada kesalahan dapat dihubungi. Nama pengonsep disingkat huruf kapital, sedangkan nama pengetik disingkat huruf kecil.
Contoh P.S : ZA/sf(Pengonsep Zaenal Arief, pengetik Sinta Fani)
12. Carbon Copy Notation
Carbon copy notation atau yang biasa disebut tembusan, yang terletak di pojok kiri bawah adalah tembusan dari surat tersebut, yang bertujuan surat ini ditulis jika ada pihak ketiga yang perlu ikut mengetahui isi dari surat tersebut.
Contoh penulisan.
cc: Manager.
cc: Direktur.
II. Form and Style Business English Letter
Merupakan bentuk dari tata letak atau posisi bagian-bagian surat. Masing-masing bagian itu mempunyai posisi tertentu sesuai dengan fungsi dan perannya. Dalam menulis surat ada berbagai macam bentuk surat, antara lain sebagai berikut :
• Indented Style
Pada indented style ini posisi bagian surat hampir sama dengan surat yang lainnya, hanya saja pada bagian inside address, subject, references dan salutation bertingkat ke bagian bawah sedangkan pada bagian enclosure, postscript dan carbon copy notation pada bagian spasi awal penulisannya rata, sehingga terlihat bervariasi.
- Pada paragraf pertama awal tulisan menjorok ke dalam sebanyak 5 spasi dan memiliki format penulisan rata kanan dan rata kiri.
- Pada paragraf kedua dan complementary close sama seperti paragraf pertama yaitu awal tulisan menjorok ke dalam sebanyak 5 spasi dan memiliki format penulisan rata kanan dan rata kiri.
• Full block Style
Full block style ini pada bagian date, inside address, subject, references, salutation, body of the letter, complementary close, signature, enclosure, postscript dan carbon copy notation pada spasi awal format tulisannya rata kiri.
• Modified Block Style
Pada modified block style ini mempunyai bentuk yang hampir sama seperti full block style.
- Pada posisi date dan signature rata kanan.
- Pada body of the letter pada modified block style ini memiliki format penulisan rata kanan dan rata kiri.
- Pada posisi enclosure berada di bawah signature dan rata kiri.
- Pada Carbon Copy Notation berada di bawah enclosure dan rata kiri.
• Semi Blok Style
Pada Semi blok style ini bentuknya hampir sama dengan modified blok style, namun spasi awal pada bagian body of the letter dan complementary close agak menjorok ke dalam 5 spasi dan rata kiri.
- Penulisan inside address rata kiri
- Subject terletak disebelah kanan dan rata kanan
- Salutation disebalah kiri dan rata kiri
- Complementary close berada dibawah body of the letter di sebelah kanan dan rata kanan.
- Signature berada di bawah complementary close di sebelah kanan dan rata kanan.
- Enclosure diletakkan di bawah complementary close di sebelah kiri dan rata kiri.
• Hanging Style
Pada hanging style ini memiliki bentuk format yang berbeda dari model – model bagian surat yang lainnya.
- Penulisan inside address rata kiri.
- Penulisan subjeknya berada di sebelah kanan dan rata kanan.
- Penulisan salutation berada di sebelah kiri dan rata kiri.
- Penulisan body of the letter, setiap awal paragraf rata kiri, kemudian antara paragraf diberi jarak 2 spasi.
- Pada penulisan complementary berada sesudah body of the letter di kanan bawah dan rata kanan.
- Penulisan signature berada di bawah complementary close sebelah kanan dan rata kanan.
- Pada Enclosure berada di bawah signature dan rata kiri.
- Pada Carbon Copy Notation berada di bawah enclosure dan rata kiri.
Referensi :
http://www.eisya-korespondensi.blogspot.com
0 komentar:
Posting Komentar