Tugas Bahasa Inggris Bisnis 1# PAYMENT LETTER (SURAT PEMBAYARAN)

PAYMENT LETTER (SURAT PEMBAYARAN)

Instrumen/alat pembayaran merupakan media yang digunakan dalam pembayaran. Instrumen pembayaran saat ini dapat diklasifikasikan atas tunai dan non-tunai. Instrumen pembayaran tunai adalah uang kartal yang terdiri dari uang kertas dan uang logam yangsudah kita kenal selama ini. Sementara instrumen pembayaran non-tunai, dapat dibagi lagi atas alat pembayaran non-tunai dengan media kertas atau lazim disebut paper-based instrument seperti, cek, bilyet giro, wesel dan lain-lain serta alat pembayaran non-tunai dengan media kartu atau lazim disebut card-based instrument seperti kartu kredit, kartu debit, kartu ATM dan lain-lain. Dengan semakin berkembangnya teknologi, saat ini mulai dikembangkan pula berbagai alat pembayaran yang menggunakan teknologi micro-chips yang dikenal dengan electronic money. Penggunaan masing-masing alat pembayaran ini mempunyai implikasi yang berbeda-beda terhadap berbagai aspek, seperti aspek hukum, teknis, sistem dan mekanisme operasional dan lain-lain.

1.      Tunai/Cash

Penggunaan media tunai dalam transaksi pembayaran banyak dipilih dengan alas an kemudahannya. Dengan menggunakan uang tunai maka jika seseorang melakukan jual beli barang dan atau jasa, maka pada saat dia menerima barang dan atau jasa yang dibeli, penjual juga menerima uang sebagai pembayarannya.Jika semua pembelian barang dan atau jasa menggunakan uang tunai maka semua pelaku ekonomi akan menyimpan persediaan uang tunai dalam jumlah relatif besar untuk memenuhi semua kewajiban pembayarannya. Supaya lebih efisien dan lebih aman, maka digunakan alat pembayaran non-tunai yang penggunaannya melibatkan lembaga perantara yaitu bank.

2.      Non-Tunai/Cashless

Pembayaran non-tunai melibatkan jasa perbankan dalam penggunaannya. Bank sebagai badan usaha yang menghimpun dana dari masyarakat pada umumnya memberikan jasa dalam lalu lintas pembayaran bagi nasabahnya. Jasa dalam lalu lintas pembayaran yang diberikan oleh bank tersebut antara lain melalui penerbitan cek/bilyet giro untuk penarikan simpanan giro, transfer dana dari satu rekening simpanan kepada rekening simpanan lainnya pada bank yang sama atau pada bank yang berbeda, penerbitan kartu debit, penerbitan kartu kredit dan lain-lain.

A.  Cek

     Adalah cek sebagaimana diatur dalam Kitab Undang-undang Hukum Dagang (KUHD). Pengertian secara umum adalah surat yang berisi perintah tidak bersyarat oleh penerbit kepada bank yang memelihara rekening giro penerbit untuk membayarkan suatu jumlah uang tertentu kepada pemegang atau pembawa. Beberapa pihak yang terkait sehubungan dengan penggunaan cek adalah sebagai berikut :

a.    Penerbit (drawer)

Orang yang mengeluarkan surat cek.

b.   Tersangkut

Yaitu bank yang diberi perintah tanpa syarat untuk membayar sejumlah uang tertentu.

c.    Pemegang (holder)

Orang yang diberi hak untuk memperoleh pembayaran, yang namanya tercantum dalam surat cek.

d.   Pembawa (bearer)

Orang yang ditunjuk untuk menerima pembayaran, tanpa menyebutkan namanya dalam surat cek. (Adanya pembawa ini sebagai akibat dari klausula atas unjuk yang berlakuk bagi surat cek).

e.    Pengganti

Orang yang menggantikan kedudukan pemegang surat cek dengan jalan endosemen. Dalam hal ini surat cek diterbitkan dengan klausula atas pengganti dengan mencantumkan nama penggnti dalam surat cek. Adapun syarat formal cek menurut KUHD adalah sebagai berikut :

a.    Nama ‘cek’, yang dimuat dalam teks sendiri dan dinyatakan dalam mana cek itu disebutkan.

b. Perintah tak bersyarat untuk membayar suatu jumlah tertentu.

c. Nama orang yang harus membayar (tersangkut).

d. Penunjukan tempat dimana pembayaran harus terjadi.

e. Penyebutan hari penanggalan beserta tempat dimana cek diterbitkan.

f. Tanda tangan orang yang menerbitkan cek (penerbit).

B. Bilyet Giro

Adalah surat perintah dari nasabah kepada bank yang memelihara rekening giro nasabah (bank tertarik) untuk memindahbukukan sejumlah uang dari rekening yang bersangkutan kepada pihak penerima yang disebutkan namanya pada bank yang sama atau bank lain. Penggunaan bilyet giro tidak diatur dalam KUHD melainkan dalam SK No.28/32/KEP/DIR dan SE No.28/32/UPG tanggal 4 Juli 1995 tentang Bilyet Giro. Adapun syarat formal bilyet giro menurut SK tersebut adalah sebagai berikut :

a. Nama ‘bilyet giro’ dan nomor bilyet giro yang bersangkutan.

b. Nama tertarik.

c. Perintah yang jelas tanpa syarat untuk memindahbukukan dana atas beban rekening penarik.

d. Nama dan nomor rekening pemegang.

e. Nama bank penerima.

f. Jumlah dana yang dipindahbukukan baik dalam angka maupun dalam huruf selengkap-lengkapnya.

g. Tempat dan tanggal penarikan.

h. Tanda tangan, nama jelas dan atau dilengkapi dengan cap, stempel sesuai dengan persyaratan pembukuan rekening.

C.    Kartu Cerdit Card

Adalah alat pembayaran yang pembayarannya dilakukan kemudian. Dalam hal ini bank penerbit kartu memberikan kredit kepada nasabah pemegang kartu kredit dengan batas waktu dan tambahan bunga yang telah disepakati antara bank dan nasabah. Dalam penyelenggaraan kartu kredit ini terdapat beberapa pihak yang terlibat yaitu :

a.    Penerbit (Issuer), yaitu pihak yang menerbitkan kartu kredit. Dalam hal ini, issuer merupakan pihak yang mengadakan perjanjian dengan dan yang memberikan fasilitas kredit kepada pemegang kartu.

b.    Pengelola (Acquirer), yaitu pihak yang mengadakan hubungan atau kerjasama dengan pedagang.

c.    Prinsipal adalah pihak pemilik hak tunggal atas merk dalam penyelenggaraan kartu kredit seperti Visa, MasterCard, Dinners dan lain-lain. Setiap transaksi pembayaran dengan menggunakan kartu kredit memerlukan proses otorisasi terlebih dahulu oleh penerbit mengenai keabsahan dari kartu yang digunakan serta batas limit nominal transaksi yang dilakukan. Otorisasi ini biasanya dilakukan secara on-line dengan meng-insert kartu melalui terminal EDC/POS (Electronic Data Capture/Point of Sales) yang ada di pedagang.

d.   Kartu Debet (debet card) Transaksi pembayaran dengan menggunakan kartu debet akan mengurangi langsung saldo rekening pemegang kartu yang ada di bank penerbit. Jadi dalam hal ini tidak ada fasilitas kredit yang diberikan oleh penerbit kepada pemagang kartu. Sebagaimana halnya kartu kredit, mekanisme pembayaran dengan kartu debit juga memerlukan proses otorisasi serta ditambah dengan penggunaan PIN (Personal Identification Number) oleh pemegang kartu.

e.    Electronic Money (e-money) Perkembangan teknologi di bidang informasi dan komunikasi telah member dampak terhadap munculnya inovasi-inovasi baru dalam pembayaran elektronis (electronic payment). Beberapa contoh pembayaran electronis yang sudah dikenal di Indonesia saat ini antara lain phone banking, internet banking, pembayaran dengan kartu kredit serta kartu debit/kartu ATM. Meskipun teknologi yang digunakan berbeda-beda, namun kesemua cara pembayaran elektronis yang disebutkan di atas selalu terkait langsung dengan rekening nasabah bank yang menggunakannya. Dalam hal ini setiap instruksi pembayaran yang dilakukan nasabah dengan menggunakan salah satu cara pembayaran tersebut selalu memerlukan proses otorisasi untuk kemudian akan dibebankan langsung ke rekening nasabah yang bersangkutan. Saat ini, di beberapa negara telah mulai dikenal instrumen pembayaran elektronis yang dikenal sebagai electronic money atau sering disebut dengan e-money, yang karakteristiknya sedikit berbeda dengan pembayaran elektronis yang telah disebutkan sebelumnya karena pembayaran dengan menggunakan e-money tidak selalu memerlukan proses otorisasi untuk pembebanan ke rekening nasabah yang menggunakannya. Hal ini dikarenakan pada e-money tersebut telah terekam sejumlah nilai uang. Dengan karakteristik tersebut, pada prinsipnya seseorang yang memiliki e-money sama dengan memiliki uang tunai. Hanya saja nilai uang tersebut dikonversikan dalam bentuk elektronis. Dalam salah satu laporan yang diterbitkan oleh BIS pada bulan Oktober 1996, e-money didefinisikan sebagai produk-produk stored-value atau prepaid dimana sejumlah dana disimpan secara elektronis dalam suatu peralatan elektronis yang dimiliki oleh seseorang. ‘Nilai elektronis’ ini dapat dibeli oleh seseorang dan tersimpan dalam peralatan elektronis miliknya dimana nilainya akan berkurang pada saat digunakan untuk melakukan pembayaran. Berbeda dengan kebanyakan single-prepaid card yang ada saat ini (seperti kartu telepon), e-money dimaksudkan untuk berbagai keperluan pembayaran. Dilihat dari media yang digunakan, secara umum ada dua tipe produk e- money yaitu :

a.    Prepaid Card (disebut juga electronic purses), dengan karakteristik sebagai berikut :

1)   ‘Nilai elektronis’ disimpan dalam suatu chip (integrated circuit) yang tertanam pada kartu.

2)   Mekanisme pemindahan dana dilakukan dengan meng-insert kartu ke suatu card reader.

b.    Prepaid software (sering disebut juga digital cash), dengan karakteristik sebagai berikut :

1) ‘Nilai elektronis’ disimpan dalam suatu hard disk komputer.

2) Mekanisme pemindahan dana dilakukan melalui suatu jaringan komunikasi seperti Internet, pada saat melakukan pembayaran. Perkembangan e-money di berbagai negara telah menimbulkan issue seputar implikasinya terhadap kebijakan bank sentral, antara lain implikasi terhadap kebijakan moneter, pendapatan seigniorage bank sentral, kelembagaan yang dapat menerbitkan e-money, security, dan money laundering. Berbagai studi mengenai implikasi pengembangan e-money tersebut telah dilakukan, diantaranya oleh BIS. Pada bulan Oktober 1996 BIS menerbitkan laporan hasil kajiannya yang berjudul “Implications for Central Banks of The Development Electronic Money”. Dalam melakukan transaksi pembayaran dapat dilakukan dengan 2 cara yaitu dengan cara tunai/cash dan credit/berkala setiap transaksi pembayaran baik cash ataupun credit memerlukan tahapan sistematis yang berfungsi untuk mempermudah system pembayaran, diatas telah disebutkan fungsi dari masing masing cara dan teknik pembayaran.

A.    Surat Keterlambatan Pembayaran

Bagi kebanyakan orang berhutang dan mengumpulkan hutang adalah pekerjaan yang mudah, namun hal tersulit didapatkan pada saat pembayaran. Bukti tertulis juga diperlukan untuk proses administrasi dalam pembayaran. Dalam transaksi pembayaran biasanya seorang mengunakan dua cara yaitu dengan cara cash dan kredit. Dibawah ini akan dijelaskan format surat keterlambatan pembayaran. Didalam melakukan transaksi jual beli barang dengan metode pembayaran berkala. Dapat menimbulkan keterlambatan pembayaran bagi konsumen, sekedar mengingatkan konsumen dengan cara mengirim surat, dan memberitahukan batas waktu pembayaran, dan peringatan-peringatan agar konsumen sadar dan kembali melakukan transaksi. Pada artikel ini, kami akan menjelaskan bagaimana Anda dapat menulis surat keterlambatan pembayaran dengan bantuan contoh surat pembayaran dan format yang sama.

·       Format Surat Pembayaran

Sebelum kita melihat contoh surat keterlambatan pembayaran, kami akan mencoba dan memahami bagaimana membuat konsep surat pembayaran dengan bantuan format yang sama.

Your Name

Your Organization

Organization's Address

Date

Name of Addressee

Addressee's Designation

Address

Reference: In a brief and concise manner, mention the subject of this letter.

Salutation/Greetings

Dear Ms./Mr. (addressee)/ To whomsoever it may concern

In the first introductory paragraph, mention why you are writing this letter which is to remind the addressee that their payment is overdue for the bill that your firm has sent across on an earlier date. Do mention the date on which your firm had sent the invoice to the addressee. Also remember to send another invoice as an enclosure with the letter with the updated overdue amount.

The second paragraph should have a request for the payment of the amount by the date as specified by the company. Mention both the amount and the date by which the addressee has to make the payment. Mention that your organization will be forced to take legal action in case the addressee does not make the payment in the time period specified.

In the third paragraph, mention that you believe that legal action would be unnecessary. Also mention that the letter should be ignored in case the payment has been made already. Give your contact details in case the addressee needs to contact you for anything.

Valediction/Goodbye

Yours sincerely,

(Signature)

(Your name)

Contoh Surat Pembayaran

Di bawah ini diberikan contoh surat pembayaran mengikuti format surat pengingat keterlambatan pembayaran yang diberikan di atas. Contoh surat pembayaran hanya berfungsi untuk menjelaskan format yang lebih baik, sehingga tidak ada keraguan dalam pikiran Anda tentang bagaimana surat tersebut harus dirancang

Carla Dorian

Accountant, Mssrs. Samson and Lithgowe

Oak Street, Devon

California - 242527

Date: September 20th 2011

Ashley Hamilton

3452 - Garden View

Elm Street, Devon

California - 242568

Reference: Late Payment Reminder, Invoice # 548520

Dear Ms Hamilton,

This letter serves as a reminder that you have an outstanding payment of USD 2500 on the invoice # 548520 which was sent to you on the 14th of August, 2011. We are yet to receive this payment from you. We have enclosed another copy of the invoice with this letter for your reference.

I request you to make full payment for the amount of USD 2500 by the 1st of October 2011. In case the payment is not made by the first of next month, the company will be forced to take legal action against you to recover the debt incurred by you.

We believe that legal action would be completely unnecessary and therefore, request you to make the payment as soon as possible. Please disregard this letter in case you have already made this payment.

Thank you for your cooperation. We hope that your association with us continues in the future.

Thanking you,

Yours sincerely

(Signature)

Carla Dorian

Accountant, Mssrs Samson and Lithgowe    

Translate

carla Dorian
Akuntan, Mssrs. Simson dan Lithgowe
Oak Street, Devon
California - 242527

Tanggal: 20 September 2011

Ashley Hamilton
3452 - Garden View
Elm Street, Devon
California - 242568

Referensi: Pembayaran Pengingat Akhir, Faktur # 548520

Sayang Ms Hamilton,

Surat ini berfungsi sebagai pengingat bahwa Anda memilikipembayaran yang luar biasa dari Rp 2.500 pada # 548520 fakturyang dikirimkan kepada anda pada 14 Agustus 2011. Kamibelum menerima pembayaran ini dari Anda. Kami telah tertutupsalinan faktur dengan surat ini untuk referensi Anda.

Saya meminta Anda untuk melakukan pembayaran penuhsebesar USD 2500 dengan tanggal 1 Oktober 2011. Dalam halpembayaran tidak dilakukan oleh yang pertama dari bulan depan, perusahaan akan dipaksa untuk mengambil tindakanhukum terhadap Anda untuk memulihkan utang yang dikeluarkanoleh Anda.

Kami percaya bahwa tindakan hukum akan benar-benar tidak perlu dan karena itu, meminta Anda untuk melakukan pembayaran sesegera mungkin. Silakan abaikan surat ini dalam kasus Anda telah membuat pembayaran ini.

Terima kasih atas kerja sama Anda. Kami berharap bahwa hubungan Anda dengan kami terus di masa depan.

Berterima kasih,
Hormat saya
(Tanda tangan)
carla Dorian
Akuntan, Mssrs Simson dan Lithgowe

Dalam kasus surat keterlambatan pembayaran diatas bercerita tentang ajuan tentang permohonan surat dan perlu lebih banyak waktu untuk melakukan pembayaran ke perusahaan yang bersangkutan, maka Anda harus mengirimkan surat untuk menjelaskan situasi Anda kepada mereka. Meskipun surat itu akan memiliki alasan pribadi, itu adalah bentuk tulisan bisnis dan harus dirancang secara profesional. Surat pembayaran sampel yang diberikan dalam artikel ini merupakan format surat yang sangat generik. Tergantung pada berapa banyak pengingat yang telah dikirim sebelumnya, nada surat itu dapat berkisar antara sopan dan berwibawa. pada pembayaran umumnya mengenai kesalah pahaman dan permohonan keringanan dan tambahan waktu dalam melakukan pembayaran atau karena krisis keuangan, jadi diperhatikan tata cara penulisan surat pengajuan kepada pihak terkait agar permohonan anda dapat diterima dan diberi keringanan.

Example Payment Request (Contoh Permohonan Pembayaran)

Sampson's Stationary

30 Silverstone Ave

Kamloops, BC

V2A 8B1

Tel:250-429-0002

February 21st, 20--

Mr. Ken Davis

Hanson's Montessori School

15 Main St.

Kamloops, BC

V2A 7B5

Our ref: #223

Dear Mr. Davis:

Outstanding Invoice

Our records show that you have an outstanding balance dating back to January, 200-. Your January invoice was for $445.00 and we have yet to receive this payment. Please find a copy of the invoice enclosed.

If this amount has already been paid, please disregard this notice. Otherwise, please forward us the amount owed in full by March 1st, 20--. As our contract indicates, we begin charging 5% interest for any outstanding balances after 30 days.

Thank you in advance for your cooperation. We hope to continue doing business with you in the future.

Sincerely,

Maria McPhee

Maria McPhee

Accountant

Enclosure: Invoice #223

Translate

Sampson Stationary yang
30 Silverstone Ave
Kamloops, BC
V2a 8B1
Tel :250-429-0002

21 Februari 20 -

Mr Ken Davis
Hanson Montessori School
15 Main St
Kamloops, BC
V2a 7B5

Kami ref: # 223

Dear Mr Davis:

Posisi Faktur

Catatan kami menunjukkan bahwa Anda memiliki saldo dating kembali ke Januari, 200 -. Anda faktur Januari adalah untuk $ 445,00 dan kami belum menerima pembayaran ini. Silahkanmenemukan salinan faktur tertutup.
Jika jumlah ini telah dibayar, abaikan pemberitahuan ini. Jika tidak, silakan maju kita jumlah utang secara penuh oleh 1 Mar, 20--. Seperti kontrak kami menunjukkan, kita mulai pengisian bunga 5% untuk setiap saldo setelah 30 hari.
Terima kasih sebelumnya atas kerja sama Anda. Kami berharap untuk terus melakukan bisnis dengan Anda di masa depan.

Hormat kami,

maria McPhee
maria McPhee
akuntan

Lampiran: Faktur # 223

Latter Payment

A letter of payment is a letter that accompanies a payment for a product or service previously acquired. For example, if your business bought 30 new computers, and the payment was due on November 30th, you would send a check or other form of payment, along with a formal letter of payment, to the business or individual you bought them from. The letter of payment specifies whom the payment is from and what the payment is for.

Tips for writing a letter of payment

-    Make sure you state explicitly what the payment is for

-    Make sure you include the transaction information in your letter to make it easier for the recipient to process.

Sample letter of payment

Garrison Computers

1998 Hill Haven Drive

Fort Hood, TX 76541

Dear Garrison Computers,

Enclosed you will find a check for the sum of $15,000. This payment is for the 30 computer workstations Home Computing Inc. received on November 1st, 2009, transaction #456533. This amount should be enough to pay all outstanding accounts Home Computing Inc. has with Garrison Computers

We thank you for your great service, and if we ever need any more computers, Garrison Computers is the first place we will order from.

Sincerely,

Home Computing Inc.

Translate

Garrison Komputer

1998 Bukit Hard Haven
Fort Hood, TX 76541

Sayang Garrison Komputer,

Terlampir Anda akan menemukan sebuah cek untuk jumlahsebesar $ 15.000. Pembayaran ini adalah untuk 30 workstationkomputer Depan Komputasi Inc diterima pada 1 November, 2009, transaksi # 456533. Jumlah ini harus cukup untuk membayar semua rekening yang beredar Depan Komputasi Inc telah dengan Komputer Garrison

Kami berterima kasih untuk layanan yang besar, dan jika kitamerasa perlu komputer lagi, Garrison Komputer adalah tempatpertama kita akan memesan dari.

Hormat kami,

Depan Komputasi Inc

Most people tend to view the entire task of letter writing as difficult because on most occasions people are unsure of how to draft a proper letter. This becomes doubly true in case of letters that are written for professional reasons, especially letters written to reject someone or to collect debts, in short those letters that have a certain negative connotation to them. Trying to get someone to pay off their debts, especially someone who is a habitual defaulter is very difficult and in most cases you need to resort to legal action but courtesy demands that you send out a late payment letter that will ensure that the addressee knows that he has defaulted on a payment. Such a letter also works as a proof that the addressee has been informed of his misdemeanor on several occasions and had still failed to make the necessary payments to clear his debt. A late payment letter example serves as a good guideline for someone who needs to learn how to draft a payment letter. It is also a good idea to refer to a payment letter template which also details on what should and should not be included in a late payment reminder letter.

Payment Letter Template

In order to write a good payment letter, you can always refer to a request payment letter example but that increases the chances of just replacing details. In case you want to draft the letter on your own you should look up a payment letter template that will serve as a format of how a payment letter should be drafted.

Your Name

Your Organization

Organization's Address

Date

Name of Addressee

Addressee's Designation

Address

Reference: This is the section where in brief and concise terms you will mention the subject of the letter. In this specific case of a late payment letter you can mention the bill or invoice number.

Salutation/Greetings

Dear Ms./Mr. (addressee)

The very first paragraph of the letter needs to introduce to the addressee the reason for which the letter is being written. Without being aware of what the letter is about it is impossible for the addressee to react at all. The addressee needs to be informed that they have defaulted on their payment on the bill that has been mentioned. You need to mention that a letter has been sent to the addressee before, which received no response. Mention the date on which this letter was sent. It is important that you send out a copy of the bill along with this letter in case the earlier copy has been misplaced.

The second paragraph needs you to point out the transgression and express in clear terms that in case the bill is not paid by a certain date, then your organization will be forced to take legal action against the addressee. To avoid this the addressee needs to pay the amount of the bill by a specific date which should be specified in this paragraph of the letter.

In the final paragraph of the letter, ensure that you apologize for the inconvenience in case the addressee has already paid the bill. Also mention that your organization is sure that the non payment of the bill is a misunderstanding and that you are sure that legal action will be unnecessary. At the end of the letter it is absolutely important that the person writing the letter mentions contact details enabling the addressee to contact you in case of any clarification.

Valediction/Goodbye

Yours sincerely,

(Signature)

(Your name)

Translate

Nama Anda
Anda Organisasi
Alamat Organisasi

Tanggal

Nama penerima
Penetapan penerima yang
alamat

Referensi: Ini adalah bagian di mana dalam hal singkat dan ringkas Anda akan menyebutkan subjek surat. Dalam kasustertentu dari surat keterlambatan pembayaran Anda dapat menyebutkan tagihan atau nomor faktur.

Penghormatan / Sapaan
Dear Ms / Mr. (penerima)

Paragraf pertama dari surat itu perlu memperkenalkan kepadapenerima alasan yang surat itu sedang ditulis. Tanpa menyadari apa surat itu adalah tentang hal itu tidak mungkin bagi penerimauntuk bereaksi sama sekali. Penerima harus diberitahu bahwamereka telah gagal pada pembayaran mereka pada RUU yangtelah disebutkan. Anda perlu menyebutkan bahwa surat telahdikirim ke penerima sebelumnya, yang tidak mendapat tanggapan. Sebutkan tanggal surat ini dikirim. Adalah penting bahwa Anda mengirimkan salinan tagihan bersama dengan surat ini dalam kasus salinan sebelumnya telah salah tempat.
Paragraf kedua membutuhkan Anda untuk menunjukkanpelanggaran dan mengekspresikan dalam istilah yang jelasbahwa dalam kasus tagihan tidak dibayar pada tanggal tertentu,maka organisasi Anda akan dipaksa untuk mengambil tindakanhukum terhadap penerima. Untuk menghindari hal ini penerimaharus membayar jumlah tagihan dengan tanggal tertentu yang harus ditentukan dalam ayat ini surat tersebut.
Dalam paragraf terakhir surat itu, memastikan bahwa Andameminta maaf atas ketidaknyamanan dalam kasus penerimasudah membayar tagihan. Juga menyebutkan bahwa organisasi Anda yakin bahwa pembayaran non RUU adalahkesalahpahaman dan bahwa Anda yakin bahwa tindakan hukum akan perlu. Pada akhir surat itu adalah mutlak penting bahwa orang yang menulis surat itu menyebutkan rincian kontak yang memungkinkan penerima untuk menghubungi Anda dalam halklarifikasi apapun.

Perpisahan / Selamat tinggal
Hormat saya,
(Tanda tangan)
(Nama Anda)

Payment Letter Example

You now know what the proper format of a payment letter should be. In order to understand the payment letter template, you can take a look at the payment letter sample given in this section that will elucidate to you how such a letter is drafted.

Alexa Ivanova

Accountant, Mssrs. Garcia and Botham

Sunset Boulevard, Cook County

Illinois - 505745

Date: August 19th 2010

Henry Moffett

5463 - Oak View Park

Elm Street, Cook County

Illinois - 505957

Reference: Late Payment Reminder, Bill No # 4582655

Dear Mr. Moffett,

This is with reference to the bill no # 4582655. As has been conveyed to you through our previous correspondence to you, our organization is still awaiting a payment of USD 3500 from you on bill no # 4582655. We are yet to receive any payment on this bill and have not received any other intimation from you either. With this letter we are enclosing a duplicate of the bill mentioned herein for your reference.

Our company policy dictates that all bills need to be paid within a month of any kind of business conducted between the two parties. This is the third letter that our organization is sending you regarding the defaulted payment of USD 3500. We request you to kindly send out the payment to us by the 30th day of August. In case the payment is not made on this occasion we will be reluctantly forced to take legal action.

We truly believe that legal action of any sort will not be needed and we are sure that this default on payment is a result of misunderstanding. We request you to therefore make the payment on bill no # 4582655 as soon as possible. Please ignore this letter in case you have already made the payment. In such a case we would like to apologize for the error of sending out this letter to you. In case you need to clarify something and need to contact us, our details are available on the bill enclosed with this letter.

We thank you for your cooperation and hope that you will continue to do business with us in the future as well.

Thanking you,

Yours sincerely

(Signature)

Alexa Ivanova

Accountant, Messrs. Garcia and Botham

Translater

alexa Ivanova
Akuntan, Mssrs. Garcia dan Botham
Sunset Boulevard, Cook County
Illinois - 505745

Tanggal: 19 Agustus 2010

henry Moffett
5463 - Oak Park View
Elm Street, Cook County
Illinois - 505957

Referensi: Pembayaran Pengingat Akhir, Bill Tidak # 4582655

Dear Mr Moffett,
Hal ini dengan mengacu pada RUU no # 4582655. Seperti telahdisampaikan kepada Anda melalui korespondensi sebelumnyakami kepada Anda, organisasi kami masih menunggupembayaran sebesar USD 3500 dari Anda pada tagihan no #4582655. Kami belum menerima pembayaran pada tagihan ini dan belum menerima pemberitahuan lainnya dari Anda baik.Dengan surat ini kami melampirkan duplikat dari tagihan yang disebutkan di sini untuk referensi Anda.

Kebijakan perusahaan kami menyatakan bahwa semua tagihanharus dibayar dalam waktu satu bulan dari setiap jenis bisnisyang dilakukan antara kedua belah pihak. Ini adalah surat ketiga yang organisasi kami mengirimkan Anda mengenai pembayarangagal USD 3500. Kami meminta Anda untuk ramah mengirimkanpembayaran kepada kami pada hari 30 Agustus. Dalam halpembayaran tidak dilakukan pada kesempatan ini kita akanenggan dipaksa untuk mengambil tindakan hukum.
Kami benar-benar percaya bahwa tindakan hukum apapun tidak akan diperlukan dan kami yakin bahwa ini default padapembayaran hasil dari kesalahpahaman. Kami meminta Anda untuk melakukan pembayaran karena tagihan tidak # 4582655sesegera mungkin. Silakan abaikan surat ini dalam kasus Anda telah membuat pembayaran. Dalam kasus seperti itu kami inginmeminta maaf atas kesalahan mengirimkan surat ini kepada Anda. Dalam kasus Anda perlu memperjelas sesuatu dan perlu menghubungi kami, rincian kami yang tersedia pada tagihanyang disertakan dengan surat ini.

Kami berterima kasih atas kerja sama Anda dan berharapbahwa Anda akan terus melakukan bisnis dengan kita di masa depan juga.

Berterima kasih,
Hormat saya
(Tanda tangan)
alexa Ivanova
Akuntan, Tuan Garcia dan Botham

In any form of business writing it is important that you do not come across as rude or impolite even in a situation where you are writing a letter to collect payments. Any good payment letter example will tell you how to walk the fine line between being polite and authoritative without sounding crude and uncivil. It is possible that the addressee has defaulted on the payment due to a personal crisis of some sort. In such a case it is important that you be understanding while drafting the letter.